La posta elettronica certificata (PEC) esiste da diversi anni in Italia; viene certificata da appositi soggetti, iscritti in un registro mantenuto dall’Agenzia per l’Italia Digitale, che devono rispettare requisiti e caratteristiche, per assicurare i dovuti livelli di sicurezza del servizio, ed economici, per garantire gli utenti nel caso in cui si verifichino disservizi o malfunzionamenti.
I gestori, inoltre, hanno obblighi di notificazione all’autorità di controllo (AgID) di eventuali malfunzionamenti o incidenti tali da compromettere il regolare utilizzo dei servizi da parte degli utenti.
Si tratta, quindi, di un servizio pensato per fornire caratteristiche di certezza, sicurezza e validità dei messaggi che transitano attraverso questo sistema, imponendo particolari obblighi ed adempimenti da parte dei fornitori del servizio.
Gli utenti devono comunque porre la necessaria attenzione nel momento in cui utilizzano la PEC, specialmente relativamente all’apertura degli allegati.
La PEC oggi è ampiamente utilizzata nel mondo del lavoro. Per gli avvocati ad esempio, costituisce uno strumento fondamentale per lo svolgimento della loro attività, soprattutto per poter procedere ai vari adempimenti richiesti con l’introduzione del processo civile telematico.
Ad esempio, il Ministero della Giustizia ha promulgato il decreto del 15 ottobre 2019, con cui ha stabilito che tutte le comunicazioni di cancelleria nel settore civile effettuate dal Giudice di Pace di Roma devono essere svolte esclusivamente per via telematica. Ciò a riprova degli indubbi vantaggi che presenta l’utilizzo della PEC in questo settore, eliminando tempi prolungati, costi ed incertezza per gli adempimenti.
Nel mondo delle assicurazioni ha trovato ampia diffusione, dato che consente di agevolmente gestire la rete di vendita e di ricevere ed inviare comunicazioni in maniera rapida e certificata (ricordiamo che la PEC fa piena prova della data ed ora di trasmissione del messaggio da parte del mittente e di consegna del messaggio stesso nella casella del destinatario tanto da essere stata equiparata alla raccomandata con ricevuta di ritorno).
Nell’ambito di alcune procedure amministrative, quali ad esempio la SCIA o quelle volte ad ottenere alcune autorizzazioni e/o licenze comunali, la PEC per gli amministratori e gli ingegneri si è rivelata un utile strumento per semplificare le procedure, riducendone notevolmente i costi, sia in termini di costi di spedizione e ricezione di documenti e fascicoli sia in termini di costi collegati al tempo necessario ad effettuare dette spedizioni.
E’ importante ricordare che per poter dar prova dell’invio e ricezione di un messaggio non è sufficiente stampare le ricevute di accettazione e consegna dello stesso, che il sistema provvede ad inviare, ma, trattandosi di documenti informatici, sarà necessario conservare dette ricevute in formato elettronico perché è in tale formato originale che costituiscono mezzo di prova essendo firmate digitalmente dal gestore del sistema.
La diffusione e rilevanza della PEC emerge chiaramente dai numeri del servizio. Esaminando i dati che i gestori inviano ad AgID bimestralmente si desume chiaramente che la PEC è oramai uno strumento diffusissimo e che gli utenti della stessa ne fanno ampio uso.
Nel 2017 il numero complessivo di caselle PEC era di 8.880.630, per un totale di messaggi inviati nel medesimo anno pari a 1.454.655.163. Il 2018 ha segnato una crescita di circa un milione di caselle (pari quindi a circa il 12,5% del totale dell’anno precedente) per un totale di messaggi pari a 1.837.873.468. Dai dati riferiti al solo primo quadrimestre del 2019 emerge che il totale delle caselle è aumentato di un ulteriore milione circa, per arrivare al complessivo numero di 10.518.961 e per un totale di messaggi già inviati in solo questo periodo pari a 822.816.36, quasi il doppio rispetto a quelli che erano stati inviati nel medesimo periodo di tempo il precedente anno.
Già soli questi numeri, oltre 10.000.000 di caselle registrate ed un numero di messaggi che si sta avvicinando ai due miliardi l’anno fanno comprendere come la PEC sia oramai divenuta uno strumento di uso quotidiano nell’attività di imprese, professionisti e pubbliche amministrazioni.
Con molta probabilità l’aumento registrato dall’inizio del 2019 è anche dovuto all’avvio del regime di fatturazione elettronica per tutti i soggetti passivi di imposta sul valore aggiunto a maggior dimostrazione che proprio l’esistenza di uno strumento quale la posta elettronica certificata consente di realizzare procedure e semplificazioni amministrative che altrimenti sarebbero molto difficili da porre in essere.
Ai numeri gia indicati si aggiungono quelli dell’INI-PEC, ossia del registro in cui sono indicati i domicili digitali di professionisti e imprese. Si tratta, di numeri significativi, che danno il segno di come la digitalizzazione almeno dal punto di vista delle comunicazioni elettroniche sia in Italia una realtà oramai consolidata.
La rilevante cifra di 2.000.000.000 di messaggi di posta elettronica certificata, dimostra anche che la PEC è uno strumento necessario per i vari procedimenti in cui è fondamentale avere certezza delle comunicazioni inviate in forma elettronica, dato che senza di essa alcuni adempimenti sarebbero ancora realizzati con le tradizionali comunicazioni cartacee.
Per citare alcuni vantaggi, alle notificazioni di documenti ufficiali, quali gli atti giudiziari, gli atti amministrativi e gli avvisi di accertamento. Ma si pensi anche, proprio grazie all’unione tra fatturazione elettronica e PEC, ai vantaggi derivanti alle aziende, che oggi possono facilmente fornire prova di aver trasmesso i documenti fiscali alle loro controparti, anche nei confronti di istituti di credito a cui eventualmente si rivolgono per ottenere delle anticipazioni.
La PEC, è stato il mezzo informatico con cui effettivamente in Italia si è riusciti a portare alle aziende ed ai professionisti dei concreti benefici, semplificando le attività e riducendo costi e tempi di un considerevole numero di adempimenti, a beneficio della produttività e di minori costi amministrativi.